Serienbriefdatei für MS-Word erstellen

Innerhalb von FIRMA&VEREIN wird eine Textdatei erstellt, die dann später von MS-Word ausgelesen wird, um mit den enthaltenen Adressen einen Serienbrief zu erstellen. Hier das generelle Vorgehen zur Erstellung eines Serienbriefes nach Word:

Dazu geht man im Firma und Verein Hauptfenster über …

• Menü „Datei“ → „Serienbrief und CSV-Datenexport“
• Im Fenster „Serienbrief und CSV-Datenexport“ ist eine Standardauswahl an Feldern für den Export nach Word voreingestellt. Sie können diese Auswahl einzeln verändern, oder auch mittels Schaltknöpfen wie „Alle auswählen“ oder „Alle abwählen“ in einem Rutsch umstellen.
• Über den Schaltknopf „Auswählen“ in das Fenster „Exportdatei bestimmen“ gehen, dort der Exportdatei einen Namen geben und ihren Speicherort festlegen. Diesen Vorgang mit „Speichern“ abschließen.
• Zurück im Fenster „Serienbrief und CSV-Datenexport“ ist nun der komplette Speicherpfad im Feld „Exportdatei“ sichtbar. Abschließend auf „Starten“ klicken, und die CSV-Datei wird erzeugt.

Damit hat FIRMA&VEREIN seinen Teil beigetragen, der Rest wird in Word erledigt.

Wie die Seriendruck-Funktion genau funktioniert, hängt von der Word-Version ab - Details dazu finden Sie in der jeweiligen Word-Hilfe.

In der Version „Microsoft Word 2010“ kommen Sie im Hauptfenster über den Reiter „Sendungen“ zu dem Modul „Seriendruck starten“, und wählen zuerst eine vorhandene Word-Vorlage aus - oder erstellen diese neu. Anschließend gehen Sie über die Schaltfläche „Empfänger auswählen“ → „Vorhandene Liste verwenden“: An dieser Stelle wählen Sie die in FIRMA&VEREIN erzeugte CSV-Datei aus, und können danach über „Seriendruckfeld einfügen“ die gewünschten FIRMA&VEREIN-Felder (z.B. Name, IBAN etc.) in Ihr Word-Dokument einbauen. Im Anschluss können Sie sich „Vorschau-Ergebnisse“ anzeigen lassen, und schließlich „Fertig stellen und Zusammenführen“.