DSGVO-Einwilligungserklärung für Mitglieder erstellen

In FIRMA&VEREIN können einseitige Briefe, Formulare, Karteikarten oder Ausweise mit Druckvorlagen vom Typ „Karteikarte“ (CRD) erstellen werden. Einige solcher Vorlagen sind in der Installation als Beispiel enthalten, und können vom Anwender angepasst oder neu gestaltet werden.

Anlässlich des Inkrafttretens der DSGVO wurden zwei neue Vorlagen in das Installationsprogramm ¹⁾ gepackt:

• Kartei_DSGVO_Einwilligung_mit_Name.crd und Kartei_DSGVO_Einwilligung_ohne_Name.crd - Das Mitglied unterzeichnet die Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung seiner Daten
• Kartei_DSGVO_Veranstaltung_mit_Name.crd und Kartei_DSGVO_Veranstaltung_ohne_Name.crd - Für eine einzelne Veranstaltung willigt das Mitglied ein, bestimmte Fotos in Druckmedien und/oder im Internet zu veröffentlichen

„mit_Name“ und „ohne Name“ sind dabei Varianten

• mit_Name enthält Namen, Vornamen und ggf. Personennummer des Mitglieds, bereits im Voraus eingetragen. Auch der Vereinsname wird eingefügt.
• ohne_Name ist das leere Formular - der Vereinsname wird aber eingefügt

Verwenden Sie die Variante mit Namen, wenn Sie die Erklärung für ein bestimmtes Mitglied ausdrucken, die ohne Namen, wenn die Erklärungen in unbestimmter Weise an Ihre Mitglieder ausgegeben werden sollen.

1. Mitglied im Hauptfenster markieren bwz. selektieren
2. Im Menü „Bearbeiten“ ²⁾ den Punkt „Einzelne Karteikarte/Ausweis ausdrucken“ aufrufen
3. Die entsprechende Vorlagendatei mit Namen „Kartei_DSGVO_…“ auswählen
4. Ausgabemedium bestimmen und Druck starten

1. Wählen Sie per Suche die Mitglieder aus, für die Formulare gedruckt werden sollen. Die Anzahl der Datensätze wird Ihnen nach der Suche in der Statuszeile angezeigt.
2. Menübefehl „Datei → Drucken → Karteikarten/Ausweise“ auswählen
3. Die entsprechende Vorlagendatei mit Namen „Kartei_DSGVO_…“ auswählen
4. Ausgabemedium bestimmen und Druck starten

Die Vorlagen zur allgemeinen Einwilligung (Kartei_DSGVO_Einwilligung_) enthalten einen Hinweis auf ein Merkblatt zur Datenschutzerklärung.
Dieses Merkblatt soll das für Ihren Verein/Ihre Organisation vorgegebene Vorgehen bei der Datenhaltung und -verarbeitung skizzieren:
z.B. welche Daten der Mitglieder wie lange aufbewahrt werden, und Weiteres.

Das Merkblatt ist vom Vereinsvorstand bzw. dem EDV-Beauftragten zu erstellen und veröffentlichen.
Es ist nicht Bestandteil der Vorlagensammlung von FIRMA&VEREIN.

DSGVO-Anonymisierung der Daten ausgetretener Mitglieder