Dokumenten-Management-System

Für den Begriff „Dokumenten-Management-System“ verwenden wir auch die Abkürzung „DMS“.

FIRMA&VEREIN legt beim ersten Programmstart der Version 4.3 ein Verzeichnis zur Aufbewahrung Ihrer Dokumente an: Das DMS-Verzeichnis.
Die Lage dieses Verzeichnisses im Dateisystem wird Ihnen auf der Mandanten-Infoseite angezeigt.

Das DMS-Verzeichnis ist wie ein Aktenschrank zu verstehen:

• Dateien im DMS-Verzeichnis sind schreibgeschützt und versteckt. Sie können dort eingesehen werden, aber nicht geändert.
• Um ein Dokument zu Bearbeiten, holen Sie es aus dem Aktenschrank heraus und legen es auf Ihren Schreibtisch. Diesen Vorgang nennen wir „Auschecken“. Der Schreibtisch ist Ihr persönlicher Auscheck-Ort, wo Sie die Datei bearbeiten können.
• Solange die Datei zur Bearbeitung ausgecheckt wurde, kann sie nicht von einem Anderen bearbeitet werden - die letzte Version (von vor dem Auschecken) kann aber von Anderen im schreibgeschützten Modus eingesehen werden, währenddessen Sie das Dokument bereits bearbeiten.
• Sobald Sie mit der Bearbeitung/Änderung des Dokuments fertig sind, stellen Sie es wieder ins DMS-Verzeichnis ein. Das ist so, als würden Sie die Akte vom Schreibtisch zurück in den Schrank stellen. Diesen Vorgang nennen wir „Einchecken“.
• Danach kann die Datei von anderen Benutzern zu beliebigen Zeitpunkten „herausgeholt“ und geändert werden: Ein neuerliches Auschecken.

Das DMS schafft Ordnung, denn ausgecheckte Dokumente werden an den Auscheck-Ort kopiert und beim späteren Einchecken wieder ins DMS-Verzeichnis verschoben.

Das DMS ist bequem:

• Beim Auscheck-Vorgang können Sie das Dokument gleich mit der in Windows zugeordneten Standard-Anwendung von FIRMA&VEREIN zur Bearbeitung öffnen lassen.
• Dann, nach Beendigung der Arbeit, noch in der Anwendung speichern.
• Und danach in FIRMA&VEREIN wieder einchecken.

Nach diesem Bearbeitungsvorgang befindet sich das Dokument wieder im DMS-Verzeichnis und Ihr Auscheck-Ort ist „aufgeräumt“.
Hinweis: Bei dieser Vorgehensweise kommen Sie während des gesamten Vorgangs nicht mit dem Dateisystem in Berührung.

Wie kommt das Dokument erstmalig in den Aktenschrank? Sie fügen es ins DMS ein. Beim Einfügen legen Sie einen Titel, einen Kommentar sowie eine Dokumenten-Kategorie an. Später können Sie Ihre Dokumente nach diesen Kriterien suchen und auflisten lassen.

Die Kategorien werden im Menü „Tabellen→Dokument-Kategorien“ angelegt und gepflegt. Dort sehen Sie auch, wie viele Dokumente einer Kategorie bereits im DMS vorhanden sind.

Manche Kategorien sind als unlöschbar markiert. Diese werden von FIRMA&VEREIN für Sonderfunktionen verwendet, oder sind für zukünftige Anwendungen reserviert.
Die Kategorie „Passbild“ ist hierfür ein gutes Beispiel: Bilder dieser Kategorie werden beim Druck von Ausweisen verwendet. Sind bei einer Adresse mehrere Bilder als Passbild deklariert, wird beim Druck der Ausweise das letzte Bild verwendet, dass dem Mitglied zugeordnet wurde.

Möchten Sie verhindern, dass ein bestimmtes Bild beim Druck von Ausweisen verwendet wird, ordnen Sie dieses einfach einer anderen Kategorie (z.B. „Foto“) zu.

Wenn Sie ein Dokument über das Menü „Datei→Neues Dokument“ einfügen, wird es keiner bestimmten Person oder Adresse zugeordnet. Es ist dann ein allgemeines Dokument.

Sie haben die Möglichkeit, das Dokument einer bestimmten Person zuzuordnen. Dies ist dann nützlich, wenn das Dokument ausschließlich mit dieser Person verbunden sein soll. Beispiel: Ein SEPA-Mandat.

Um ein Dokument einer bestimmten Adresse zuzuordnen gehen Sie so vor:

1. Suchen Sie die gewünschte Adresse im Hauptfenster von FIRMA&VEREIN aus oder verwenden Sie eine der Suchen-Funktionen
2. Rufen Sie die Einzelansicht der Adresse auf und klicken auf die Karteikarte „Dokumente“
3. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Neues Dokument“
4. Wählen Sie das Dokument aus und versehen es mit einem Titel

Hinweis: Die Zuordnung des Dokuments zu einer Adresse kann nicht zurück genommen werden.

Wichtig: Das Löschen einer Adresse löscht nicht die zugeordneten Dokumente. Stattdessen wird die Verknüpfung gelöst und das Dokument wird „allgemein“.

Verwendung: DMS-Kreislauf
Wichtig: Dokumente des DMS sichern
DMS-Verzeichnis verschieben