Damit fügen Sie ein Dokument ins DMS ein. Dieses kann ein allgemeines Dokument sein - dass auf Mandantenebene eingefügt wird - oder es kann einer bestimmten Adresse zugeordnet sein. Die Zuordnung lässt sich nach dem Einfügen nicht mehr ändern. Wird die Adresse aber gelöscht, ändert sich die Zuordnung auf „Allgemein“ und das Dokument bleibt weiter im DMS erhalten. Beim Hinzufügen wird das Dokument ins DMS verschoben. Fügen Sie also systematisch Dokumente ins DMS ein, wird Ihr Dateisystem dabei aufgeräumt!

1. Sie rufen die Adresse einer bestimmten Person auf, und sehen auf der Karteikarte „Dokumente“ nach, ob dieser Adresse Dokumente zurgeordnet sind.
2. Sie verwenden die Suchfunktion, um Dokumente nach vorgegebenen Kriterien zu finden.

Nur beim Auschecken kann der Original-Dateiname verändert werden, noch vor dem Kopieren an Ihren Auscheck-Ort. Mit dem Auschecken können Sie gleich die in Windows zugewiesene Standard-App zur weiteren Bearbeitung starten - dann müssen Sie die Datei nicht über den Windows-Explorer öffnen.

1. Wenn das Dokument eingecheckt ist, wird die Datei direkt aus dem DMS-Verzeichnis im Nur-Lesen-Modus zur Ansicht geöffnet.
2. Ist die Datei von Ihnen ausgecheckt, können Sie wählen, ob Sie die Datei mit der Standard-App am Auscheck-Ort zur Bearbeitung öffnen , oder im Nur-Lesen-Modus ansehen möchten.

Wieder ist es nicht nötig, die Datei aus dem Windows-Explorer heraus zu öffnen: Sofern Sie in Windows eine Standard-App zugewiesen haben, wird FIRMA&VEREIN das Dokument mit dieser Anwendung öffnen.

Ihre Änderungen werden übernommen, das Dokument wird „aufgeräumt“ und ins DMS zurück geholt.

Sie verwerfen alle Änderungen seit dem letzten Auschecken und nehmen damit den gesamten Vorgang zurück. Die Datei wird „aufgeräumt“.

FIRMA&VEREIN löscht keine Dokumente!
Wenn Sie das Dokument im DMS löschen, wird zuvor eine Kopie in Ihr persönliches Dokumente-Verzeichnis eingespielt - mit einem erweiterten Original-Dateinamen. Danach ist das Dokument aus dem DMS entfernt.

Dokumente des DMS sichern
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