Ab Version 4.3 ist es ebenfalls erforderlich, die Daten der Dokumentenverwaltung (DMS) zu sichern.

• Melden Sie sich hierzu im Mandantenbestand an, dessen Dokumente Sie sichern möchten.
• Wählen Sie im Menü „Extras“ → „Dokumenten-Management-System“ → „Dokumente des DMS sichern“
  Dort können Sie mit der Schaltfläche „Zielverzeichnis auswählen“ ein Verzeichnis auf einem externen Laufwerk oder USB-Stick anlegen oder auswählen.
• Klicken Sie auf „Sicherung Starten“, um die Dateiübertragung auszuführen.

Bitte beachten Sie, dass die Größe des DMS-Verzeichnis ein Vielfaches der Datenbank-Größe erreichen kann. Es sollte als ausreichend Platz auf dem Ziellaufwerk vorhanden sein. Auf der Mandanten-Infoseite wird Ihnen der benötigte Speicherplatz angezeigt.

Bei einer Vereinsverwaltungssoftware ist es natürlich wichtig, die Daten Ihrer Mitglieder immer wieder zu sichern:

• Extern auf einen Wechseldatenträger (z.B. USB-Stick), da der Festplatte ja auch mal etwas passieren könnte. Die externe Sicherung wird in FIRMA&VEREIN gleich nach dem Programmstart durchgeführt, direkt aus dem „Startcenter“ heraus.

• Und auch intern/automatisch auf die Festplatte, um etwa auf einen früheren Stand rücksichern zu können - z.B. bei einer (größeren) Fehleingabe. Die Mandantendatei wird per Voreinstellung im Standard-Ordner von FIRMA&VEREIN gesichert, wo sich auch der Original-Mandant befindet. Dies ist also kein Schutz gegen einen Festplatten-Crash, wohl aber gegen Fehlbedienung, weil die Sicherung zum Anfang der Arbeitssitzung erfolgt.
  Sollten Sie zwei Festplatten in Ihrem System haben, ist es empfehlenswert, den Sicherungspfad auf die „andere“ Festplatte zu legen.

Die integrierte Datensicherung schützt Sie vor Bedienungsfehlern, weil diese leicht rückgängig gemacht werden können, aber nicht vor Datenverlust bei z.B. einem Festplatten-Crash. Bitte sichern Sie daher die *.mdb-Dateien regelmäßig auf einem „externen“ Wechseldatenträger wie z.B. einem USB-Stick.

Vorgehen:

• Starten Sie FIRMA&VEREIN, dann kommen Sie in das „Startcenter“. Markieren Sie dort Ihren Vereinsmandanten und klicken Sie oben das Menü „Sicherungskopie“

• Klicken Sie hier die Option „Sicherungskopie von … erstellen“, und speichern Sie Ihre Mandantendatei auf einen Stick

Die automatischen Sicherungen werden per Voreinstellung im öffentlichen Ordner von FIRMA&VEREIN abgelegt, also normalerweise auf der Festplatte. Diese Einstellung kann über die Systemverwaltung wahlweise geändert werden.

Das Format der automatischen Sicherungsdateien ist „.zip“, z.B. mit dem Dateinamen „SPORTVEREIN_20180609120852.ZIP“. Die Ziffernfolge stellt das Datum und die Uhrzeit der Sicherung dar; beginnend mit der vierstelligen Jahreszahl.

Die Sicherung erfolgt bei der Benutzeranmeldung unbemerkt im Hintergrund, was den Stand der Daten zu Beginn der Arbeitssitzung sichert. Unterlaufen innerhalb einer Arbeitssitzung Fehler, kehren Sie mit einer Rücksicherung einfach wieder zum Ausgangspunkt zurück.

Anzahl und Intervall der Sicherungen bestimmen Sie über

• Menü „Extras“ → „Einstellung Datensicherung Mandant“
• Geben Sie bei „Intervall“ eine „1“ ein, wird bei jeder Benutzeranmeldung eine .zip-Datei des Mandanten erstellt
• Stellen Sie bei „maximale Anzahl“ z.B. „6“ ein, werden immer die letzten sechs Sicherungskopien aufbewahrt

Die Einstellungen gelten pro Mandant und sind bei mehreren Mandanten für jeden einzeln vorzunehmen.

Das ist ein eigenes Programm-Modul, was unter Windows 10 z.B. über den (Windows-)„Startknopf“ →„Alle Apps“ →„Firma und Verein“ → „Systemverwaltung“ geöffnet werden kann. Hier sind verschiedene Funktionen enthalten, die über die Möglichkeiten des „Startcenters“ hinausgehen, z.B.

• Mandanten rücksichern
• Mandanten deaktivieren (aus der Registrierung herausnehmen)¹⁾
• Mandanten reorganisieren (Datenbank ggf. reparieren)
• Bankleitzahlen registrieren

• Systemverwaltung öffnen
• den zu sichernden Mandanten in der Tabelle markieren
• Menü „Datensicherung“ → „Mandanten sichern“ wählen

über

• Systemverwaltung → Menü „Datensicherung“ → „Einstellung Standardverzeichnis Datensicherung“
  

bestimmen Sie den Speicherort der .zip-Dateien selbst.
Sofern Ihr System über zwei physische Festplatten verfügt, ist es empfehlenswert das Sicherungsverzeichnis auf die zweite Platte zu legen. So haben Sie bei Ausfall der einen Festplatte immer noch eine Version Ihrer Daten auf der anderen.

Sie könnten hier aber auch einen Stick als externe Sicherung einstellen; dieser sollte dann während des Betriebes von FIRMA&VEREIN eingesteckt sein.

erfolgt über

• Systemverwaltung → Menü „Datensicherung“ → „Mandanten rücksichern“

Wählen Sie bei „Wiederherstellen aus Datei“ die Sicherung aus. Klicken Sie auf „Rücksichern“, überschreibt die ausgewählte .zip-Datei die bei „Mandant-Originaldatei“ angezeigte .mdb-Datei.