Im Vereinsverwaltungsprogramm FIRMA&VEREIN können Sie Serien-eMails versenden. Das große Plus dieser Funktion ist die Möglichkeit, die einzelnen eMails durch den Einsatz von Variablen persönlich zu gestalten.

Um Serien-eMails zu versenden, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

• Der PC, auf dem FIRMA&VEREIN läuft und von dem aus die Serien-eMail versendet werden soll, muss mit dem Internet verbunden sein.

• Die richtigen Einstellungen für Internet und eMail müssen vorgegeben sein (Menü Extras→Einstellungen für den eMail-Versand). Falls Sie die IP-Adresse/den Domainnamen des Servers und den Port etc. nicht kennen, über den die eMails versendet werden, ziehen Sie am besten die Unterlagen für Ihren Internetanschluss zu Rate. Eine andere Möglichkeit ist, die erforderlichen Angaben im eMail-Programm zu „spicken“.

• Die eMail-Adressen der Personen, die Empfänger einer Serien-eMail sind, müssen erfasst sein (Einzelansicht → Registerkarte Korrespondenz, Finanz → Feld „eMail-Adresse“).

Und so geht’s, wenn die Einstellungen stimmen:

• Mit einer Suchfunktion oder einem Filter die Empfänger-Adressen in der Hauptansicht zur Anzeige bringen.
• Das Fenster für die Serien-eMail aufrufen (Menü Datei > Serien-eMail versenden).
• In die Felder „Betreff“ und „Text“ den gewünschten Text eingeben
• ggf. die eMail über die Variablen persönlich gestalten
• ggf. Anhang/Anhänge einfügen
• auf „Versenden“ klicken

Wie auch in den Verwendungszwecken der Betragstabelle, gibt es für Serien-eMails die Möglichkeit, in den Betreff und den Text Variablen einzustellen. Diese werden beim Versand der eMail in die Daten des jeweiligen Personensatzes umgewandelt. So erscheint dann z.B. der individuelle Name oder Vorname aus der Objektadresse oder die Briefanrede aus der Korrespondenzadresse in der Serien-eMail.

Sie möchten, dass die Briefanrede und Korrespondenzadresse für jeden Empfänger der eMail individuell erscheinen. Sie wählen dazu die Variable für die Briefanrede und die Variablen für die Korrespondenzadresse aus.

Sie können die Variablen problemlos auch dann verwenden, wenn in Datensätzen das Feld, das durch die Variable eingelesen wird, nicht belegt ist (z.B. ohne Vornamen). In diesem Fall bleibt die Stelle für den Vornamen unbelegt und die Variable selbst erscheint auch nicht.

Und so geht’s:

• Das Fenster zur Erstellung der Serien-eMail öffnen (Menü Datei → Serien-eMail versenden)
• Den Cursor an der Stelle für die Variable positionieren
• Auf „Variablen“ klicken
• Die gewünschte Variable mit Doppelklick auswählen

Die Liste der Variablen schließen Sie mit der Esc-Taste.

In FIRMA&VEREIN können Sie die Serien-eMails mit mehreren Anhängen versehen. Der Versandvorgang kann durch die Anhänge, je nach Dateigröße eines jeden Anhangs und der Zahl der Anhänge, insgesamt erheblich verlangsamt werden.

Die meisten Provider erlauben nur eine begrenzte Anzahl von Sendungen pro Minute.
Damit ist das massenhafte Versenden von eMails nur möglich, wenn Sie eine Verzögerungszeit vorgeben, die nach jeder einzelnen Nachricht vom Programm abgewartet wird. Diese Wartezeit kann im Fenster „Serien-eMail“ eingestellt werden.

gibt Ihnen den kompletten Überblick über den Versandvorgang. Darin finden Sie die Anzahl der Aufträge und die der bearbeiteten Aufträge; an wen gesendet/nicht gesendet wurde und vor allem auch die Datensätze, bei denen das Feld für die eMail-Adresse nicht belegt ist.

Das Sendeprotokoll wird im *.txt-Format erstellt und kann für die Ablage und zu Dokumentationszwecken gespeichert und/oder gedruckt werden.

Bevor Sie eine Serien-eMail an einen Verteiler aus FIRMA&VEREIN versenden, empfiehlt es sich einen Testversand durchzuführen. Dazu legen Sie eine Gruppe an, die z.B. „Testverteiler eMail“ o.ä. heißt. Dort fügen Sie zwei oder drei interne Adressen ein, auch Sie selbst sollten in diesem Testverteiler enthalten sein. So können Sie eine eMail erst einmal testweise versenden und kontrollieren, ob alles wie gewünscht aussieht. Je nach der eingesetzten Version von FIRMA&VEREIN sollten Sie den Betreff und den Text in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen und von dort in das Fenster für Serien-eMail hinein kopieren.

Einzelne eMail mit Standard-Text