Datensätze von z.B. ausgetretenen Mitgliedern, die noch in der Anzeige vorhanden sind, stören bei der Arbeit. Sie können Sie diese daher über Menü „Extras“ → „Ausgetretene Personen ausblenden“ von der Oberfläche verschwinden lassen.

Ist das Häkchen vor dieser Funktion gesetzt, sind Datensätze, deren Austrittsdatum nicht mehr in der Zukunft liegt, auf dem Bildschirm und in Listen nicht mehr vorhanden, aber in der Datenbank noch gespeichert.

Sie werden z.B. in die Berechnung buchhalterischer Auswertungen einbezogen, so dass diese für vergangene Jahre stimmen.

Der Vorteil ist, dass Sie über die Austritte eine Historie erhalten – um z.B. nachzuvollziehen, wie viele Austritte es in einem bestimmten Zeitraum gab. Sie holen die ausgetretenen Personensätze einfach wieder in die Ansicht, indem Sie das Häkchen im Menü Extras wegklicken.

Bitte beachten Sie, dass es für die Funktionen aus dem Menü „Suchen“ ein erheblicher Unterschied ist, ob das Ausblenden an oder aus ist. Das Suchergebnis wird von dieser Einstellung stark beeinflusst.

Beispiel:

Der Vorstand möchte Listen über die Austritte aus den vergangenen beiden Jahren, um den Verlauf zu beurteilen.

Und so geht’s:

• Menü „Extras“ → das Häkchen für „ausgetretene Personen ausblenden“ wegklicken
• Menü „Suchen“ → „Datum“
• bei „Feldauswahl“ „Austrittsdatum“ einstellen, bei „Suchvorgabe von bis“ das gewünschte Jahr.
• Suchergebnis erscheint am Bildschirm
• Menü „Datei“ → „Drucken“ → „Listen“ die Austritte als Vorschau am Bildschrim, über den Drucker auf Paper oder als pdf-Datei ausgeben.

Der Filter (Menü „Tabellen“ → „Filterdefinitionen“) verhält sich anders als die Funktionen aus dem Menü „Suchen“. Während das Menü „Suchen“ stets der Einstellung für das Ausblenden im Menü „Extras“ nachkommt, die Suchläufe also immer ’wissen’, ob die ausgetretenen Personen zu berücksichtigen sind oder nicht, ’weiß’ der Filter nicht, worauf die Ausblenden-Funktion gerade eingestellt ist.

Das ist einfach zu verstehen: Man stellt den Filter einmal zusammen und speichert ihn. Was außerhalb des gespeicherten Filters an sonstigen Einstellungen gerade aktuell ist, ist dem jeweiligen Filter nicht bekannt.

Daher legen Sie pro Filter, den Sie erstellen, fest, wie die Austritte jeweils gehandhabt werden sollen. Und so, wie Sie den Filter speichern, sucht er auch – unabhängig von der Ausblenden-Einstellung im Menü Extras.