In FIRMA&VEREIN gibt es drei verschiedene Arten von Benutzern:

Der Systemverwalter ist der Benutzer, der uneingeschränkt alle Rechte über das gesamte Programm-System, also alle Mandanten und Programmteile, hat. In unserer Voreinstellung haben Sie mit dem Benutzernamen „sysadm“, und ohne Vergabe eines Kennworts direkten Zugang zu diesen Rechten:

• Über das „Startcenter“ gleich bei der Anmeldung, um z.B. neue Mandanten anzulegen
• Über die „Systemverwaltung“ mit noch zusätzlichen Funktionen.

Die Systemverwaltung ist ein eigenes Programm-Modul, das unter Windows 7 z.B. über den (Windows-) „Startknopf“ →„Alle Programme“ →„Firma und Verein“ → „Systemverwaltung“ geöffnet werden kann. Hier sind verschiedene Funktionen enthalten, die über die Möglichkeiten des „Startcenters“ hinausgehen, z.B.

• Mandanten rücksichern
• Mandanten deaktivieren (aus der Registrierung herausnehmen)
• Mandanten reorganisieren (Datenbank ggf. reparieren)
• Bankleitzahlen registrieren

In dem Moment, in dem der Systemverwalter einen Mandanten anlegt, wird er auch gleichzeitig dessen Mandantenverwalter; er legt dessen weitere Benutzer an und bestimmt, wer außer ihm noch Mandantenadministrator ist

Der oder die Mandantenadministratoren sind die übergeordneten Benutzer innerhalb eines Mandanten . Ihnen stehen uneingeschränkt alle Funktionen des Programms zur Verfügung. Sie haben z.B. das Recht, in einem Mandanten neue Benutzer anzulegen.
In einem Mandanten kann es unbegrenzt viele Mandantenadministratoren geben, nach unten ist die Zahl auf mindestens einen begrenzt. Es gibt also keinen Mandanten, der nicht mindestens einen Mandantenadministrator hat. Gibt es in der Benutzerliste nur einen Mandantenadministrator, kann dieser nicht gelöscht werden.

Für Benutzer, die nicht System- oder Mandantenverwalter sind, sind bestimmte Rechte eingeschränkt, d.h. manche Funktionen stehen nicht zur Verfügung. In diesem Fall erscheinen die entsprechenden Menüoptionen grau, d.h. sie sind deaktiviert.
Darunter zählen z.B. die Einstellungen für Internet / eMail und für die Datensicherung, das Erstellen von Serien-eMails, das Bearbeiten und Löschen vorhandener Zahlungsaufträge. Die Funktionen der Stammdatenverwaltung, Buchhaltung, des Zahlungsverkehrs, die Filter- und Suchfunktionen etc. sind uneingeschränkt nutzbar.
Außer der Systemverwaltung, dem Feldeditor und der Importfunktion für 16Bit-Datenbestände stehen alle anderen Programmteile ebenfalls voll zur Verfügung.